ERHVERVSREJSEBUREAUER: En virksomheds rejsepolitik er bedste måde til at sænke rejseomkostninger. Men mange firmaer er for længe om at opdatere sin rejsepolitik, siger reservationssystemet Amadeus og tilføjer: ”Ofte er relationen mellem den ansvarlige for firmaets rejsepolitik og den økonomiansvarlige alt for svag.”
ERHVERVSREJSEBUREAUER: En virksomheds rejsepolitik er bedste måde til at sænke rejseomkostninger. Men mange firmaer er for længe om at opdatere sin rejsepolitik, siger reservationssystemet Amadeus og tilføjer: ”Ofte er relationen mellem den ansvarlige for firmaets rejsepolitik og den økonomiansvarlige alt for svag.”
En skandinavisk undersøgelse fra det store reservationssystem Amadeus viser, at de direkte omkostninger er største udfordring ved erhvervsrejser – og hvert fjerde firma har en mere end to år gammel rejsepolitik. En ny rapport fra konsulentfirmaet Hermes viser ifølge Amadeus, at virksomheder med en rejsepolitik som følges, kan sænke sine rejseomkostninger op til 23 pct.
Og der er andre fordele ved at følge firmaets rejsepolitik, noterer Lars Wernblom, kommerciel direktør i Amadeus Scandinavia: ”En gennemført rejsepolitik gør ofte virksomheden mere effektiv ved at forenkle processen omkring dets erhvervsrejsende. Det kan samtidig reducere miljøpåvirkningen, hvis man, som stadig flere virksomheder gør, prioriterer grønne alternativ, som f.eks. togrejser på kortere strækninger.”
Lars Wernblom påpeger, at mange firmaer ikke jævnligt opdaterer deres rejsepolitik – ”det bør gøres mindst en gang om året, ellers risikerer man at miste vigtige prisjusteringer. Samtidig er en opdatering at firmaets rejsepolitik en god anledning til at kommunikere firmaets rejsepolitik til de ansatte.”
Det er vigtigt, siger Lars Wernblom, at firmaets travel manager har et tydeligt mandat. ”Ofte er relationen mellem den ansvarlige for firmaets rejsepolitik og den økonomiansvarlige alt for svag.”
Amadeus’ kommercielle direktør i Norden henviser også til undersøgelse fra Resegeometri som viser, at firmaets forretningsrejsendes tilfredshed først kommer ind på en tredjeplads. ”Her er der brug for forbedring,” siger Lars Wernblom og tilføjer: ”En tydelig rejsepolitik som støtter den rejsende ansattes behov har større chance for at blive fulgt.”
Det er også vigtigt at kigge på nogle flyselskabers malkeko: ”ancillary services (supplerende indtægtsstrømme) – såsom wifi og måltider ombord, bagage, ekstra benplads, sædevalg osv. Det kan være svært for medarbejderen at vide, hvilke af disse firmaet vil acceptere, hvis det ikke er kommunikeret tydeligt ud,” siger Lars Wernblom.
Amadeus Scandinavias kommercielle direktør tilføjer, at et firmas rejsepolitik er tandløs, hvis den ikke følges.
”Det vigtige er, at rejsepolitikken er enkel at forstå – udpeg nogle ”super-users” som kan være ambassadører og support til kollegerne. Følg hele tiden op med statistik, find områder til forbedring og uddan medarbejderne,” siger han.