MICE: Hoteller må ikke uden videre give personfølsomme oplysninger til en tredjepart som en kongresarrangør, har Datatilsynet meddelt Horesta. Sidste år havde alene København tæt på 100.000 kongresgæster.
Når store kongresser kommer til Danmark, er det ofte professionelle kongresarrangører, de såkaldte PCO’er, der klarer afvikling og logistikken.
PCO’er beder ofte hoteller, der huser gæster til en konkret kongres, om gæstelister med navne. Det gør de bl.a. for at tjekke, om kongresgæster har booket uden om dem. Booker MICE-deltagere og forretningsrejsende direkte hos hotellet, har PCO’erne nemlig krav på provision i mange af deres kontrakter, oplyser Horesta.
Men her opstår et problem, da hotellernes gæstelister indeholder personoplysninger, som virksomhederne ikke uden videre må distribuere til tredjepart, f.eks. en PCO.
”På baggrund af henvendelser fra vores medlemmer har Horesta spurgt Datatilsynet, om gæstelister i disse tilfælde må videregives til kongresarrangørerne. Datatilsynet svarer, at hotellerne ikke uden videre kan afgive sådanne oplysninger til en tredjepart, hvis gæsten har booket direkte hos hotellet,” siger Kaare Friis Petersen, erhvervsjuridisk chef i Horesta. Han opfordrer Horestas medlemmer til at være særligt opmærksomme, når det gælder videreformidling af denne type oplysninger.
Alene København havde sidste år 99.359 registrerede kongresgæster. De internationale kongresgæster er den kategori af turister, der har det højeste døgnforbrug – på ca. 3.100 kr. i snit om dagen i København. Det gør kongresser til en attraktiv forretning, som byer verden over i stigende grad konkurrerer om.
I det nationale danske udviklingsselskab for erhvervsturisme, MeetDenmark, arbejder København sammen med Aarhus, Aalborg og Syddanmark om at tiltrække de lukrative internationale kongresser.