TECH: De mest effektive virksomheder bruger otte min. på at håndtere et enkelt rejsebilag. De langsomste 10 gange så lang tid. Det viser en undersøgelse om nordiske virksomheders rutiner.
At tid er penge er et lidt fortærsket udtryk, men ikke desto mindre ofte sandt. Det slår en undersøgelse i hvert fald fast udført af forskere ved Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm i samarbejde med Eurocard.
KTH har blandt andet set på rutinerne i de enkelte virksomheder, når udlæg til rejser, hotel og repræsentation skal håndteres, og i forbavsende mange firmaer foregår det stadig manuelt.
Hvor de mest effektive bruger otte minutter på et bilag, bruger de langsomste hele 80 minutter. I gennemsnit brugte de 1.000 deltagere i de 168 svenske, norske, finske og danske virksomheder, der deltog i undersøgelsen, 24 minutter på et enkelt bilag. Undersøgelsen fandt sted fra 21. september til 5. oktober i år.
Mange penge at spare
”Undersøgelsen viser, at virksomheder som automatiserer håndteringen af udlæg, især hvad angår virksomheder, der vokser kraftigt, kan spare mange penge,” siger KTH-professor Niklas Arvidsson, der sammen med ph.d. Richard Backteman gennemførte undersøgelsen.
Virksomhederne kan have større eller mindre rejseaktivitet og dermed ikke lige stor gevinst ved en effektivisering. Men det skønnes, at gennemsnitsvirksomheden, der i undersøgelsen har 3.750 ansatte, kan spare flere millioner ved at centralisere og automatisere processen.
Apps er vejen frem
Undersøgelsen viser tydeligt, at i de virksomheder, hvor de ansatte selv håndterer kvitteringer ved hjælp af mobiltelefon og apps, opnås de største gevinster. I undersøgelsen brugte 26 pct. af virksomhederne mobiltelefon og apps.
”Tendensen går uden tvivl mod automatisering og centralisering af udlægshåndteringen. Men der er dog stadig mange virksomheder, der ikke udnytter potentialet for at opnå besparelser, penge som i stedet kan investeres i det, der genererer indtjeningen. En udfordring kan ligge i at implementere løsningerne fuldt ud og holde fokus hele vejen,” siger Rolf-Sten Andersen, adm. direktør hos Eurocard.
Relaterede artikler:
Ikke alle følger firmaets rejsepolitik
Mange hotelbookninger i strid med rejsepolitikker
Firmaer kan spare millioner på hotelbookinger